Configuration des étapes, actions et tâches

Un workflow est composé d’une ou plusieurs étapes, elles-mêmes composées d’une ou plusieurs actions et/ou tâches.

Les étapes s'exécutent dans le workflow de manière séquentielle, alors que les actions et les tâches dans une même étape s'exécutent de manière parallèle.

Configurer une étape

Il est possible de créer ou modifier une étape dans un workflow, quand le formulaire du workflow est ouvert en mode modification.

Pour créer une nouvelle étape, éditez un workflow et cliquez sur le bouton « Etape ».

Pour modifier une étape, cliquez sur l’icône « » situé sous l’étape souhaitée.

Pour supprimer une étape, il faut ouvrir l’étape en mode modification (cf. ci-dessus) puis cliquez sur le bouton « supprimer ».

Paramètres d'une étape de workflow

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Langue de création/modification	Ajouter éventuellement une traduction en cliquant sur l’icône .	Chaîne de caractères.
Nom	Nom de l'étape. Il est possible de personnaliser le nom avec une valeur propre à l'instance de workflow en y incluant un mot-clé.	Obligatoire. Chaîne de caractères qui peut contenir des mots-clés, dans ce cas la chaîne de caractère ne doit contenir ni espace ni caractère spécial. Exemple d’un nom avec un mot-clé : Valider_Demande_#TARGET#ATTRIBUT#displayname#
Code	Identifiant de l'étape qui doit être unique au sein de toutes les étapes de tous les modèles.	Obligatoire. Chaîne de caractères, sans espace et sans caractère spécial.
Description	Description de l'étape	Chaîne de caractères.
Configuration d'escalade	Paramètre indiquant si l'étape est une étape standard ou d'escalade.	Oui/Non. Valeur par défaut = Non.
Positionner après l'étape	Paramètre permettant de positionner les étapes les unes par rapport aux autres (défini le séquencement d'étapes).	Visible à partir de la création de la deuxième étape. Liste des étapes existantes.
Règles d'exécution	Paramètre permettant de spécifier des conditions d'exécution d'une étape.	Toujours, Règle d'évaluation Exemples : On pourrait exécuter une étape ou pas en fonction : Du type de personnes faisant la demande, D'un droit demandé dans le workflow, Du statut d'une étape précédente, D'un délai au niveau du workflow,
Requête	Paramètre permettant de définir une requête SQL de vérification de statuts d'actions, d'étapes ou tout autre objet accessible par mot-clé.	Visible si « Règle de validation » = « Règle d'évaluation ». Chaîne de caractères : requête SQL permettant d’extraire les éléments qui détermineront si une étape sera exécutée ou non. La requête doit renvoyer un booléen, si la valeur retournée est 1 alors l’étape sera exécutée, sinon elle ne le sera pas.
Règle d'échec	Paramètre permettant d'indiquer les conditions amenant l'étape à échouer. Note : La règle d'échec est prioritaire par rapport à la règle de validation.	Toutes les actions ont échoué, Règle d'évaluation déterminant si l'étape échoue, Au moins une action a échoué.
Requête	Paramètre permettant de définir une requête SQL de vérification de statuts d'actions, d'étapes ou tout autre objet accessible par mot-clé.	Visible si « Règle de validation » = « Règle d'évaluation déterminant si l'étape échoue ». Chaîne de caractères : requête SQL permettant d’extraire les éléments qui détermineront si une étape sera à l’état « Echec » ou « Réussi ». La requête doit renvoyer un booléen, si la valeur retournée est 1 alors l’étape sera à l’état « Réussi », sinon elle sera à l’état « Validé ».
Règle de validation	Paramètre permettant d'indiquer les conditions amenant l'étape à réussir. Note : La règle d'échec est prioritaire par rapport à la règle de validation.	Toutes les actions doivent avoir réussi, Règle d'évaluation déterminant si l'étape réussi, Au moins une action a réussi, L'étape est réussie quels que soient les résultats des actions.
Requête	Paramètre permettant de définir une requête SQL de vérification de statuts d'actions, d'étapes ou tout autre objet accessible par mot-clé.	Visible si « Règle de validation » = « Règle d'évaluation déterminant si l'étape réussi ». Chaîne de caractères : : requête SQL permettant d’extraire les éléments qui détermineront si une étape sera à l’état « Réussi » ou « Echec ». La requête doit renvoyer un booléen, si la valeur retournée est 1 alors l’étape sera à l’état « Réussi », sinon elle sera à l’état « Echec ».

Dans chaque étape, vous devez définir au moins une action ou une tâche.

Configurer une étape d'escalade

L'escalade est une étape qui s'exécute après un certain temps d'inactivité suivant le lancement du workflow, le début d'une étape ou le début d'une action.

Exemple d'escalade :

Les utilisateurs peuvent demander un droit d'accès sur l'application MonApp. Ce workflow impose une première étape de validation par le manager directe avant d'accorder le droit. Si une semaine après la demande de droits, le manager direct n'a toujours pas validé la demande, l'étape d'escalade provoque :

• L'annulation de l'étape de validation par le manager direct,
• L'envoi d'une notification au demandeur,
• L'envoi d'une demande de validation au responsable de l'application MonApp.

Une fois l'étape d'escalade exécutée avec succès, le workflow exécutera l'étape suivante d'affectation du droit.

Une étape d’escalade ne peut pas être la première étape d’un workflow.

La configuration d’une étape d’escalade passe par le même procédé qu’une création d’étape sauf qu’il est nécessaire de cocher l’option « Configuration d’escalade » à « Oui ».

Enregistrez le formulaire de création en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Il est ensuite nécessaire de créer l’escalada souhaitée. Pour se faire, cliquer sur le bouton « Escalade ».

Paramètres d'une étape d'escalade :

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Étape d'escalade	Étape sur laquelle configurer l'escalade.	Liste des étapes configurées pour lesquelles l'option « Configuration d'escalade » est cochée.
Objet concerné	Type d'objet sur lequel le délai d'inactivité va être considéré pour activer l'étape d'escalade.	Workflow, Étape, Action
Nom de l'objet	Objet sur lequel le délai d'inactivité va être considéré pour activer l'étape d'escalade si l'objet concerné n'est pas le workflow.	Liste des étapes et des actions déjà configurées pour ce workflow.
Délai d'escalade	Délai (en jours) entre : Le démarrage du workflow, de l'étape ou de l'action, Et le démarrage de l'étape d'escalade. L'étape d'escalade sera démarrée si le délai est dépassé et l'objet concerné est au statut « Actif ».	Entier (nombre de jours).
Blocage	Action à réaliser sur le workflow, l'étape ou l'action en cours lorsque le temps d'inactivité est dépassé et que l'étape d'escalade est démarrée.	Ne rien faire : Aucun impact sur le workflow, l'étape ou l'action en cours. Mise en échec du Workflow : Le statut du workflow est positionné à « Échec ». Mise en échec de l'étape : Le statut de l'étape courante est positionné à « Échec ». Note : En fonction des règles de validation du workflow, le statut du workflow peut également passer à « Échec ». Mise en échec de l'action : Passer le statut de l'action pour laquelle le temps d'inactivité est dépassé à « Échec ». Note : En fonction des règles de validation de l'étape à laquelle l'action est rattachée, le statut de l'étape peut également passer à « Échec » et pouvant aussi impacter le statut du workflow. Outrepasser l'étape ou l'action de validation : L'étape ou l'action sont passées sans mettre en échec les autres étapes et actions.

Après avoir créé et configuré une étape d’escalade, il est possible d’y ajouter des tâches et/ou actions.

Pour modifier une escalade, l’accès dépend de l'objet sur lequel est positionné l'escalade.

Pour modifier une escalade configurée sur le workflow, cliquez sur l’icône « » qui se situe dans les paramètres d’escalade dans les paramètres généraux des workflows.

Pour modifier une escalade configurée sur une étape, cliquez sur l’icône « » qui se situe dans les paramètres d’escalade de l’étape concernée.

Pour modifier une escalade configurée sur une action, cliquez sur l’icône « » qui se situe dans les paramètres d’escalade de l’action concernée.

Dans tous les cas, il est uniquement possible de modifier les champs « Délai d’archivage » et « Blocage ».

Configurer une tâche

Un workflow est composé d’une ou plusieurs étapes, elles-mêmes composées d’une ou plusieurs actions et/ou tâches.

Une tâche est une opération manuelle nécessitant une intervention utilisateur.

Tant qu’une tâche n’est pas terminée, le workflow est bloqué et reste en attente.

Il existe plusieurs types de tâches différentes :

• Générique,
• Validation,
• Provisioning manuel,
• Déprovisioning manuel.

Pour créer une nouvelle tâche, cliquer sur le bouton « Tâche ».

Pour modifier une tâche, cliquez sur l’icône « » situé sous l’étape souhaitée.

Pour supprimer une tâche, il faut ouvrir la tâche en mode modification (cf. ci-dessus) puis cliquez sur le bouton « Supprimer ».

Paramètres d'une tâche de workflow

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Langue de création/modification	Ajouter éventuellement une traduction en cliquant sur .	Chaînes de caractères.
Étape concernée	Étape d'appartenance de la tâche.	Liste des étapes existantes.
Nom	Nom de la tâche.	Chaîne de caractères.
Code	Identifiant de la tâche qui doit être unique parmi toutes les tâches de tous les modèles de workflows.	Chaîne de caractères sans espace et sans caractère spécial.
Description	Description de la tâche.	Chaîne de caractères.
Tâche	Paramètre indiquant le type de la tâche. La suite de ce formulaire s'adapte en fonction de la tâche sélectionnée.	Générique, Validation, Affectation de ressource(s), Provisioning manuel, Déprovisioning manuel.
Envoyer e-mail	Paramètre permettant de configurer la notification à envoyer.	Cochée/Décochée.
Notification	Pour configurer une action de notification, cliquer sur .	Visible si « Envoyer e-mail » est cochée. Se reporter au chapitre Configurer une notification.
Autoriser le transfert	Ajoute un champ « Transférer l'action à » dans le formulaire de validation dans chaque instance de workflow. Le valideur pourra alors choisir une personne à qui transmettre l'action de validation ou la tâche. La tâche n'apparaîtra plus dans sa liste et il ne pourra plus la valider.	Oui/Non.
Acteur(s)	Modalité de sélection des personnes devant valider ou refuser la tâche.	Une liste de personnes : sélection discrétionnaire des personnes, Une liste de personnes retournée par une évaluation SQL.
Sélection	Liste résultant de la sélection de personnes effectuée lors de la configuration.	Visible si « Acteur(s) » = « Une liste de personnes ». Liste de personnes à sélectionner.
Requête	Paramètre permettant de spécifier une requête SQL afin de filtrer les personnes souhaitées.	Visible si « Acteur(s) » = « Une liste de personnes retournée par une évaluation SQL ». Chaîne de caractères : requête SQL permettant de filtrer les personnes souhaitées.
Règle d'exécution	Paramètre permettant d'indiquer les conditions d'exécution d'une tâche. On pourrait par exemple, exécuter ou non une tâche en fonction : Du type de personne faisant la demande, D'un droit demandé dans le workflow, Du statut d'une étape précédente, D'un délai au niveau du workflow, ...	Toujours, Règle d'évacuation.
Requête	Paramètre permettant de définir une requête SQL de vérification de statuts d'actions, d'étapes ou tout autre objet accessible par mot-clé.	Visible si « Règle d'exécution » = « Règle d'évaluation ». Chaîne de caractères : requête SQL permettant d’extraire les éléments qui détermineront si une tâche sera exécutée ou non. La requête doit renvoyer un booléen, si la valeur retournée est 1 alors la tâche sera exécutée, sinon elle ne le sera pas.
Message	Champ libre permettant de paramétrer un message à afficher dans l'interface utilisateur de Workflow.	Chaîne de caractères pouvant contenir des mots-clés. Exemple : Veuillez valider la création du prestataire : #TARGET#ATTRIBUT#nom# #TARGET#ATTRIBUT#prenom#

Paramètres spécifiques d’une tâche générique

Une tâche générique permet simplement de confirmer ou de refuser l'exécution d'une opération. Elle ne comporte pas de paramètres particuliers.

La confirmation de l'exécution de la tâche portera sur l'ensemble des destinataires (cibles).

Paramètres spécifiques d'une tâche de validation

Une tâche de validation permet à un administrateur de valider ou de refuser une demande de droits ou de modification d'attributs.

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Réponses	Réponse et action que peut réaliser le valideur. En fonction des options cochées de la réponse, le formulaire de validation sera différent dans les instances de workflows.	Accepter : Affiche un bouton « Valider » dans le formulaire de validation (option obligatoire). Refuser : Affiche un bouton « Refuser » dans le formulaire de validation (option obligatoire). Changer les dates : Permet au valideur de modifier les dates de début et de fin sur droit demandé par un utilisateur. Cette option n’est valable que pour un workflow « Sur demande utilisateurs » de type « Demande de droits » Changer les droits : Permet au valideur de supprimer des droits parmis la liste demandés par un utilisateur. Cette option n’est valable que pour un workflow « Sur demande utilisateurs » de type « Demande de droits » Rejouer le workflow : Si le valideur modifie la demande, le workflow sera redémarré et toutes les étapes seront rejouées de nouveau. Cette option a un intérêt lorsqu'il y a plusieurs actions de validations. Par exemple, si un valideur change la date, un attribut ou un droit, la demande sera de nouveau envoyée à tous les valideurs. Afficher la demande : Permet d'afficher le formulaire tel qu'il a été rempli par le demandeur dans les pages de validation, donc dans les actions de type validation. Changer les personnes cibles du workflow : Permet au valideur de supprimer des valeurs parmi la liste des cibles avant de valider la demande. La demande sera refusée pour les personnes supprimées mais validées pour les autres. Changer les paramètres : Le valideur de la demande peut modifier la liste des paramètres demandés et les champs additionnels avant d'exécuter la tâche.

Paramètres spécifiques d'une tâche affectation de ressource(s)

Une tâche d'affectation de ressources est utilisée dans un workflow de demande de ressources ou dans un workflow sur événement. Elle permet à l’opérateur d’affecter/créer une ressource pour la/les cible(s) directement dans l'interface des workflows sans passer par les fiches personnes.

Les éventuelles permissions du profil d’administration de l’opérateur ne s’appliquent pas : Il peut affecter/créer les ressources en fonction du paramétrage du workflow.

Note : une tâche d'affectation de ressources doit obligatoirement être suivie d'une étape avec une action d'affectation de ressources, sinon la ressource ne sera pas associée à la cible.

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Réponses	Options sur le formulaire d'affectation des ressources.	Création d'une nouvelle ressource : Permet à l'opérateur de créer une nouvelle ressource plutôt que de sélectionner une resource parmi une liste pour l’associer à une des cibles. Cette ressource est temporaire et ne sera effectivement créée qu'à la validation du formulaire d'affectation si elle a été affectée. Validation de la tâche même si toutes les cibles n'ont pas toutes une ressource : Si cochée, l'opérateur peut affecter des ressources qu'à une partie des cibles ; Si décochée, l'opérateur ne pourra pas valider le formulaire d'affectation s'il n'a pas affecté de ressources à chaque cible.
Type de ressources	Permet de sélectionner les types de ressources à affecter.	Type de ressource à sélectionner. Avertissement : même si l’interface permet d’ajouter plusieurs types de ressource, il est impératif d’en saisir qu’un seul pour un bon fonctionnement de la solution.

Paramètres spécifiques aux tâches de provisioning manuel et déprovisioning manuel

Une tâche de provisioning manuel est utilisée dans un workflow de demande de provisioning ou dans un workflow sur événement. On fait appel à ce type de provisioning lorsque le provisioning par connecteur automatique n'est pas possible, mais que l'on souhaite tout de même tracer la création réelle des comptes et des habilitations dans le référentiel applicatif.

Elle indique à l’opérateur quels sont les droits et les comptes à créer ou à donner pour un ou des utilisateurs. Une fois qu'il a effectué les opérations sur les comptes dans le référentiel, il confirme la création/affectation de droits dans le formulaire de workflow cyberelements Identity. Alors, les états de provisioning des différents droits sont mis à jour dans cyberelements Identity (Passage de rouge à vert) sans passer par une action quelconque.

Le compte théorique est créé par la tâche de provisioning s'il n’existe pas encore au moment de l’exécution de la tâche.

La tâche de déprovisioning manuel met à jour l’état de provisioning du droit (Passage de vert à rouge).

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Exécuter la tâche pour tous les acteurs	Option pour grouper la tâche en une seule demande même s'il y a plusieurs acteurs ou pour réaliser autant d’instances de la tâche qu’il y a d’acteurs.	Cochée/Décochée. Si la case est cochée, on créé une instance de la tâche par acteur ce qui implique que chaque acteur doit valider sa propre tâche. Si la case n'est pas cochée, on ne créé qu'une seule instance de la tâche pour tous les acteurs, ce qui implique qu'une seule validation suffit à valider la tâche.
Récupérer depuis les évènements	Valable pour les workflows de type « Demande de droits ». La tâche de provisioning manuel provisionne uniquement les droits demandés dans le formulaire de demande de droit ET dont le type de provisioning du référentiel est de type « Manuel ».	Cochée/Décochée. Si la case est décochée, le champ « Droit » doit être renseigné avec la liste des droits pouvant être affectés dans le formulaire de la tâche. Si la case est cochée, tous les droits demandés dans le formulaire de demande de provisioning manuel pourront être affectés dans le formulaire de la tâche.
Droit	Liste des droits qui pourront être provisionnés/dé provisionnés manuellement dans le formulaire de validation de la tâche.	Visible si l’option « Récupérer depuis les évènements » est décochée. Liste des droits.

Configurer une action

Un workflow est composé d’une ou plusieurs étapes, elles-mêmes composées d’une ou plusieurs actions et/ou tâches.

Une tâche est une opération qui est exécutée automatiquement sans interaction manuelle de la part d’un utilisateur.

Il existe plusieurs types d’actions différentes :

• L'envoi d'une notification,
• L'exécution d'un processus externe,
• La mise à jour d'information de personne,
• L'ajout de droits,
• La suppression de droits,
• La suppression de personne.

Pour créer une nouvelle action, cliquez sur le bouton « Action ».

Pour modifier une action, cliquez sur l’icône « » situé sous l’action souhaitée.

Pour supprimer une action, il faut l’ouvrir en mode modification (cf. ci-dessus) puis cliquez sur le bouton « Supprimer ».

Paramètres d'une action de workflow

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Langue de création/modification	Ajouter éventuellement une traduction en cliquant sur .	Chaînes de caractères.
Étape concernée	Étape d'appartenance de l'action.	Liste des étapes existantes.
Nom	Nom de l'action.	Chaîne de caractères.
Code	Identifiant de l'action qui doit être unique parmi toutes les actions de tous les modèles de workflows.	Chaîne de caractères sans espace et sans caractère spécial.
Description	Description de l'action.	Chaîne de caractères.
Action	Paramètre indiquant le type d'action. La suite de ce formulaire s'adapte en fonction de l'action sélectionnée.	Envoi de notification, Exécution de processus, Mise à jour d'information de personne, Ajout de droits(s), Suppression de droit(s), Suppression de personne, Ajout de ressource(s), Web service.
Règle d'exécution	Paramètre permettant d'indiquer les conditions d'exécution de l'action. On pourrait par exemple, exécuter ou non une tâche en fonction : Du type de personnes faisant la demande, D'un droit demandé dans le workflow, Du statut d'une étape précédente, D'un délai au niveau du workflow, etc.	Toujours, Règle d'évaluation.
Requête	Paramètre permettant de définir une requête SQL de vérification de statuts d'actions, d'étapes ou tout autre objet accessible par mot-clé.	Visible si « Règle d'exécution » = « Règle d'évaluation ». Chaîne de caractères : requête SQL permettant d’extraire les éléments qui détermineront si une action sera exécutée ou non. La requête doit renvoyer un booléen, si la valeur retournée est 1 alors l’action sera exécutée, sinon elle ne le sera pas.
Message	Champ libre permettant de paramétrer un message à afficher dans l'interface utilisateur de Workflow.	Chaîne de caractères pouvant contenir des mots-clés. Exemple : Veuillez valider la création du prestataire : #TARGET#ATTRIBUT#nom# #TARGET#ATTRIBUT#prenom#

Paramètres d'action « Envoi de notification »

Pour configurer une action de notification, cliquez sur l’icône « ». Reportez-vous à la section Configurer une notification.

Paramètres d'action « Exécution de processus »

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Nom du processus	Paramètre permettant de spécifier le chemin du processus à exécuter.	Chaîne de caractères. Exemple : C:\Program Files (x86)\Avencis\HPP\hppruncli.exe
Arguments du processus	Paramètre permettant de spécifier les arguments à passer au processus à exécuter.	Chaîne de caractères pouvant contenir des mots-clés. Exemple : -sec seq-AD -o #target#attribut#uid#
Envoyer e-mail	Paramètre permettant de spécifier si une notification doit être envoyée en cas d'échec du processus.	Cochée/Décochée.
Notification	Pour configurer une notification, cliquer sur l’icône « ».	Visible si « Envoyer e-mail » est coché. Reportez-vous à la section Configurer une notification.

Paramètres d'action « Mise à jour d'information de personne »

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Effacer les valeurs d'attributs vides	Supprime dans la fiche de la personne cible les valeurs des attributs pour lesquelles des valeurs ne sont pas renseignées dans le formulaire du workflow.	Cochée/Décochée. Ce paramètre ne peut être appliqué que s'il n'y a qu'une seule personne cible.
Récupérer depuis le formulaire	Permet d'indiquer si les attributs à affecter aux cibles proviennent du résultat de saisies utilisateurs dans le cadre d'un workflow de type demande d'utilisateurs.	Cochée/Décochée. Ce paramètre ne peut être appliqué que si le type de workflow est de type « Sur demande d'utilisateurs ».
Sélection attribut	Paramètre permettant de configurer une liste d'attributs et leurs valeurs à mettre à jour lors de l'exécution de l'action.	Liste d'attributs.

Paramètres d'actions « Ajout de droits » et « Suppression de droits »

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Récupérer depuis le formulaire	Permet d'indiquer si les droits à affecter aux cibles proviennent du résultat de saisies utilisateurs dans le cadre d'un workflow de type demande d'utilisateurs.	Cochée/Décochée. Paramètre proposé uniquement si le type de workflow est de type « Sur demande d'utilisateurs ».
Droit	Paramètre permettant de configurer une liste de droits à ajouter/supprimer aux cibles de l'action.	Liste de droits.

Paramètres d'action « Suppression de personne »

L'action suppression de personne ne comporte pas de paramètre particulier. Elle supprime simplement la personne pour qui le workflow a été déclenché.

On utilisera cette action avec un workflow de type « A déclenchement différé », qui se déclenchera par exemple en fonction de sa date de fin.

Paramètres d'action « Ajout de ressource(s) »

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Récupérer depuis le formulaire	Permet d'indiquer si les types de ressources à affecter aux cibles proviennent du résultat de saisies utilisateurs dans le cadre d'un Workflow de type demande utilisateur.	Cochée/Décochée. Paramètre proposé uniquement si le type de workflow est de type « Sur demande d'utilisateurs ».
Type de Ressource	Paramètre permettant de configurer une liste de type de ressource qui sera affectée aux cibles. La première ressource disponible sera affectée automatiquement. Si aucune ressource n'est disponible, l'action sera en échec.	Liste de type de ressources. Disponible uniquement si la case « Récupérer depuis le formulaire » est décochée. Avertissement : même si l’interface permet d’ajouter plusieurs types de ressource, il est impératif d’en saisir qu’un seul pour un bon fonctionnement de la solution.

Configurer une notification

La configuration des notifications consiste à définir les mails qui seront envoyées, à savoir :

• Le(s) destinataire(s)
• L'objet
• Le corps du mail
• Etc.

Configuration des destinataires

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
A :	Paramètre permettant de configurer la liste des destinataires.	Choix de la manière de configurer le destinataire. Liste d'emails Liste de personnes Évaluation SQL retournant une liste de personnes. Si option « Évaluation SQL retournant une liste de personnes » choisie : Evaluation SQL : requête SQL, qui peut contenir des mots-clés, permettant d’extraire les personnes qui doivent être destinataires du mail. Si option « Évaluation SQL retournant une liste de personnes » choisie ou « Liste de personnes » : Attribut(s) e-mail du destinataire : selection d’un ou plusieurs attributs dont la valeur sera récupérée dans les fiches personnes pour alimenter le champ destinataire. Pour utiliser ces options, cela implique qu’au moins un attribut email doit être valorisé dans les fiches personnes pouvant être destinataires de notifications. Pour configurer un attribut en type email, créer un attribut de type de chaîne de caractères, puis dans le pavé "Format d'affichage", sélectionner l'affichage 'Format d'affichage lien" puis le préfixe 'MAIL'.

Configuration de la notification

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Langues disponibles	Il est possible d'envoyer une notification en différentes langues en enregistrant pour chaque langue le sujet et le corps. La notification sera envoyée dans la langue de l'utilisateur définie dans son attribut langue. Si elle n'est pas définie elle sera envoyée dans la langue par défaut.	Liste des langues configurées dans cyberelements Identity.
Sujet	Objet de l'e-mail. Ce paramètre peut contenir des mots-clés. Il peut être rédigé dans chaque langue supportée.	Chaîne de caractères pouvant contenir des mots-clés.
Tronquer le sujet	Paramètre permettant de limiter la longueur du sujet en affichant les valeurs des mots-clés de la première cible uniquement si celle-ci est multiple.	Oui (case cochée). Non (case décochée).
Corps	Paramètre permettant de spécifier que le corps du mail est en HTML. Paramètre à valeur fixe.	Oui (case toujours cochée).
Corps e-mail	Paramètre contenant le corps HTML à envoyer. Ce paramètre utilise les mots-clés pour afficher principalement des informations concernant la/les cible(s) et le demandeur. Il peut être rédigé dans chaque langue supportée.	Chaîne de caractères pouvant contenir des mots-clés. Les mots-clés doivent être compris entre accolades {} pour être évalués par le moteur de workflow. Un corps d'e-mail peut contenir plusieurs groupements d'accolades correspondants à des groupes distincts de textes à évaluer. Un groupement d'accolades sera évalué et dupliqué autant de fois qu'il y a de cibles dans le workflow. Les chaînes de caractères en dehors des accolades sont considérées comme constantes et ne seront injectées qu'une fois dans le corps d'e-mail résultat.

Option « Joindre des pièces »

Paramètre	Description	Type et valeurs possibles
Joindre des pièces	Paramètre permettant d'indiquer qu'une ou plusieurs pièces jointes doivent être jointes avec la notification. Les pièces jointes peuvent contenir des rapports cyberelements Identity (csv, PDF) et/ou des fichiers à rechercher sur le serveur ou le réseau.	Oui (case cochée). Non (case décochée).
Rapport	Paramètre permettant de sélectionner le/les rapport(s) à joindre.	Visible si « Joindre des pièces » est cochée. Liste des rapports disponibles dans cyberelements Identity.
Fichier	Paramètre permettant de spécifier le/les fichiers à joindre.	Visible si « Joindre des pièces » est cochée. Fichier à sélectionner.

Validation d'un workflow depuis un email

Lorsqu’un workflow possède une étape de validation ou une tâche, il est possible d’inclure dans l’envoi d’une notification un lien qui va automatiquement accepter ou refuser la validation.

Référez-vous à la page Gestion des mots-clés dans les workflows pour l’usage des mots-clés.

Mots-clés réservés au corps d'e-mail

L'utilisation de mots-clés dans le corps d'un mail est soumise à une syntaxe particulière définie dans mots-clés des workflows.

Pour envoyer des e-mails, le serveur SMTP doit être configuré dans le menu Configuration / Général / Préférences / Paramètres de l'application.

Note : Évitez les copier/coller dans le corps de l'e-mail au risque d'y inclure des balises HTML inadaptées. Les formules et les mots-clés risquent d'être mal interprétés.